УТВЕРЖДЕН

Приказом председателя Пономаревского районного суда Оренбургской области 

от 07 октября 2021 г. № 18-ОД

______________ О.В. Щепина

 

                                                                                      

Порядок ознакомления с материалами дел и выдачи копий материалов дела лицам, участвующим в деле, находящихся в производстве суда

и на хранении в архиве суда

 

 1.     Общие положения

 

Настоящий Порядок разработан в соответствии с Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации от 14 ноября 2002 года № 138-ФЗ; Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации от 18 декабря 2001 года № 174-ФЗ; Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года № 195-ФЗ; Федеральным законом Российской Федерации № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» от 22 декабря 2008 года; Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред. от 08.06.2020) "Об обязательном экземпляре документов"; Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной  приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ № 36 от 29 апреля 2003 года; Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 года № 56.

 

2. Основные термины

 

Для целей настоящего Порядка применяемые термины имеют следующее значение:

 

подлинный документ – первый экземпляр документа на бумажном носителе, обеспечивающий судопроизводство по делу в соответствии с действующими процессуальными нормами, имеющий необходимые реквизиты и приобщённый к материалам дела;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы;

 

надлежащим образом заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

 

письменная справка по делу – документ, содержащий информацию о рассмотрении дела на любой стадии судебного разбирательства;

 

юридическая сила документа – свойство документа, обеспеченное действующим законодательством, компетенцией суда и установленным порядком оформления;

 

архивное судебное дело – оконченное производством судебное дело (материал), переданное в установленном порядке из отдела делопроизводства в архив суда на постоянное и временное хранение;

 

судебное решение - решение, вынесенное в установленной соответствующим законом форме по существу дела, рассмотренного в порядке осуществления гражданского, административного или уголовного судопроизводства в первой, апелляционной, кассационной и надзорной инстанциях.

 

3. Порядок ознакомления с материалами дел, находящихся в

производстве суда и на хранении в архиве суда

 

3.1. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении суда при предъявлении документов, указанных в п. 14.1 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 (далее - Инструкция), в присутствии и под контролем работников аппарата суда в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел.

 

3.2. Ознакомление лиц с материалами судебного дела (иными материалами) производится на основании их письменного заявления по форме № 62 Инструкции.

 

3.3. Заявление может быть подано через приемную суда либо направлено по почте.

Выдача судебного дела для ознакомления производится после наложения на заявление резолюции судьи, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председателя суда, либо иного уполномоченного лица. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

 

3.4. В случае, когда судебное дело (иные материалы) находятся у судьи, то судья ставит на заявление резолюцию о поручении секретарю судебного заседания (помощнику судьи) ознакомить с материалами дела, если судебное дело (материал) находится в отделах делопроизводства по гражданским, уголовным и административным делам, то судья ставит на заявление резолюцию о поручении уполномоченных работников отделов либо работников архива ознакомить с материалами дела в течении 5 рабочих дней с момента регистрации заявления,  за исключением случаев, когда работниками суда и заявителем не будет согласована другая дата ознакомления. Необходимость срочного (незамедлительного) ознакомления с материалами дела должна быть мотивирована в заявлении. Решение по заявлению принимает судья, в производстве которого находится (или находилось) судебное дело, а при его отсутствии - председатель суда.

 

3.5 Ознакомление с материалами судебного дела (иными материалами) находящихся в производстве суда, сданных в отделы делопроизводства, а также находящиеся в архивном фонде суда осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени суда, установленного утвержденными председателем суда Правилами внутреннего распорядка суда (кроме выходных, праздничных дней), без предварительной записи в порядке очередности, за исключением отдельных категорий граждан, имеющих в соответствии с законодательством право на внеочередной прием, в следующем режиме:

 

Понедельник-пятница	с 09.00 час. до 17.00 час.
Предпраздничные дни	с 09.00 час до 16.00 час.
Перерыв на обед	с 13.00 до 14.00 час.

  

3.6. Заявление с разрешающей резолюцией председательствующего судьи или председателя суда или иного уполномоченного им лица, передается уполномоченному работнику аппарата суда, который не позднее 5 рабочих дней с момента регистрации, письменно или по телефону, указанному в заявлении, сообщает заявителю о дате, времени и месте ознакомления с материалами судебного дела (иными материалами).

 

3.7. При наличии возможности, судебное дело для ознакомления может быть предоставлено в день обращения с заявлением.

 

3.8. В целях проверки целостности и сохранности с материалами судебного дела заканчивается за 30 минут до окончания рабочего времени.

 

3.9. После ознакомления с судебном делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебном делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении о том, что дело возвращено. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником аппарата суда выявлено изъятие, повреждение материалов, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда (либо лицу, его замещающего).

 

3.10. При наличии письменного ходатайства сторон, иных участников судебного разбирательства об ознакомлении с протоколом судебного заседания возможность ознакомления должна быть обеспечена: по уголовным делам - в течение трех суток, по гражданским делам - в течение пяти дней с момента подписания протокола. Копия протокола изготавливается за счет средств участника судебного разбирательства.

 

 3.11. В случае, если заявителем подано заявление на ознакомление с материалами дела и протоколом судебного заседания, судебное дело представляется после истечения срока для составления секретарем протокола судебного заседания, предусмотренного Инструкцией. Дата ознакомления заявителя с судебным делом согласовывается с секретарем судебного заседания.

 

 3.12. При наличии письменного ходатайства лица, участвующего в деле, и разрешающей визы председательствующего по делу судьи либо председателя суда или лица, его замещающего, с материалов дела могут быть сняты копии с использованием технических средств (копировальный аппарат, фотоаппарат) лица, заявившего ходатайство.

 

3.13. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или лица, его замещающего, судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

 

3.14. Назначенный работник суда обязан контролировать возврат дел и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда, а также отмечать в учетно-статистической карточке, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.

 

 3.15. С разрешения председательствующего по делу сотрудники СМИ, при наличии данного ими письменного обязательства не разглашать содержащиеся в деле персональные данные, письменного ходатайства руководства редакции средства массовой информации, гарантирующего неразглашение сведений, письменного согласия на такое ознакомление лиц, участвующих в деле, могут знакомиться с материалами дела, рассмотренного по существу, а также с делами, находящимися в архиве суда.

Просьба представителей СМИ об ознакомлении с материалами нерассмотренных судебных дел удовлетворению не подлежит.

 

4. Порядок ознакомления с доказательствами, иными приобщенными к материалам дела документами в электронном виде (аудио и видеозаписями)

 

4.1. Ознакомление лиц, указанных в п.14.1 Инструкции с доказательствами, иными приобщенными к материалам дела документами в электронном виде (аудио и видеозаписи) (далее ­–документы в электронном виде) осуществляется на основании их письменного заявления по форме № 62 Инструкции. В случае, когда документы в электронном виде находятся у судьи, судья ставит на заявлении резолюцию о поручении секретарю судебного заседания (помощнику судьи) ознакомить с материалами дела. Если судебное дело (иные материалы) находятся в отделах делопроизводства или в архиве суда, то председательствующий по делу судья ставит соответствующую отметку на заявлении о поручении работнику отделов делопроизводства или архива ознакомить с материалами дела. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

 

4.2. Ознакомление с документами в электронном виде происходит в помещении суда на основании письменного заявления и при предъявлении документов, указанных в Приложении № 1 Инструкции.

 

4.3. Ознакомление лиц, участвующих в деле, с записями, сделанными в ходе аудиопротоколирования закрытого судебного заседания по административным делам, их воспроизведение осуществляются уполномоченным работником аппарата суда в условиях, обеспечивающих невозможность их копирования и передачи другим лицам. Копии соответствующих записей лицам, участвующим в деле, не выдаются.

 

4.4. Лица, имеющие право на снятие копий за свой счет, в том числе с использованием технических средств, перечислены в п.14.1 Инструкции.

 

4.5. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флэш-карта, диск СД-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в суде). Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию.

 

4.6. В целях безопасности перед записью аудиопротокола судебного заседания представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копий аудиозаписи, при этом предварительно уведомив лицо, подавшее соответствующее заявление.

 

4.7. Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

 

4.8. После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником аппарата суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к материалам дела.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

 

5. Выдача из судебных дел, находящихся в производстве суда и на хранении в архиве суда, подлинных документов и копий судебных решений

 

5.1. Подлинные документы (за исключением процессуальных документов), письменные справки, копии судебных решений, вступивших в законную силу, выдаются по письменному заявлению лицам, которым право на получение таких документов и копий предоставлено УПК РФ (ст. ст. 37–49, 54–55) и ГПК РФ (ст. 34); иным лицам, чьи права и законные интересы затронуты судебными постановлениями; руководителям органов, которым такое право предоставлено в силу закона.

Документы могут выдаваться и иным лицам по доверенности от перечисленных выше лиц.

 

5.2. Выдача подлинных документов из судебных дел

 

5.2.1. Заявление о выдаче подлинных документов может быть подано лично в приемную суда или направлено по почте в произвольной форме на имя судьи, председательствующего по делу, или на имя председателя суда. Выдача документа производится в течение пяти рабочих дней после наложения на заявление резолюции судьи либо председателя суда.

 

5.2.2. Подлинные документы, представленные сторонами по делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле. Указанные документы с разрешения судьи могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу.

 

5.2.3. Подлинники процессуальных документов из дел не выдаются.

 

5.3. Выдача копий судебных решений, находящихся в отделе делопроизводства после рассмотрения и на хранении в архиве суда.

 

5.3.1. Судом выдаются (направляются) только копии решений (приговора, решения, определения, постановления) суда.

 

5.3.2. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется лицам, указанным в п.14.1 Инструкции, по письменному заявлению формы № 63 Инструкции с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, которое подшивается в судебное дело.

5.3.3. Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

 

5.3.4. Копия протокола судебного заседания изготавливается по письменному ходатайству участника судебного разбирательства и за его счет, то есть получение протокола судебного заседания возможно путем снятия его копии заявителем без участия суда в расходах по изготовлению копии протокола. Расходы же должны относиться на счет обратившегося (приобретение бумаги, использование собственной копировальной техники и т.п.) (Определение Верховного Суда РФ от 24.05.2005 N КАС05-150).

 

5.3.5. Заявление о выдаче копии решения из материалов судебного дела, находящегося на архивном хранении, подается по форме № 63 Инструкции лично в приемную суда либо через представителя по доверенности или может быть направлено по почте на имя председателя суда.

 

5.3.6. При поступлении в суд заявления о выдаче копий документов из материалов дела, которые должны быть изготовлены за счет обратившегося, ответственный работник аппарата суда оформляет мотивированный отказ, в котором разъясняет на основании каких нормативно-правовых актов ему отказано в выдаче копий, а также право на снятие копий за свой счет (ст. 19 Федерального закона от 22.12.2008 № 262-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»).

В исключительных случаях указанные копии материалов дела могут быть выданы заявителю с разрешения председателя суда.

 

5.3.7. Выдача копии решения из судебного дела, копии аудиозаписи судебных заседаний находящегося в архиве суда, производится на основании резолюции председателя суда в течение десяти рабочих дней с даты поступления соответствующего заявления.

 

5.3.8. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте (заказной или простой).

 

5.3.9. Запрашиваемые копии решений изготавливаются работниками аппарата суда, обеспечивающими деятельность архива, на основании требований, изложенных в п.11.9-11.12 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56, а также в п. 14.1 Инструкции.

 

5.3.10. В заявлении о выдаче копий судебных решений по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, вступивших в законную силу, от лиц, чьи права и законные интересы затронуты судебными постановлениями, обязательно указывается, какие права или законные интересы этого лица затронуты.

 

5.3.11. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

 

5.3.12. Заявление с отметкой о направлении документов (с указанием даты и исх. №) или распиской получателя приобщается к делу.

 

5.3.13. В соответствии со ст. 1 УПК РФ порядок уголовного судопроизводства на территории Российской Федерации устанавливается данным нормативным актом. Из этого следует, что только в перечисленных УПК РФ случаях суд обязан направлять (вручать) осужденному, реализующему свое конституционное право на доступ к правосудию, копии документов из уголовного дела, наименования которых строго ограничены.

Обязанность выдачи судом копий других документов из материалов уголовного дела (в том числе материалов досудебного характера, промежуточных судебных актов, протоколов судебного заседания) законом не предусмотрена.

 

5.3.14. Повторная выдача копий судебных актов осуществляется по письменному мотивированному заявлению с разрешения председателя суда.

 

5.3.15. Иные, не установленные настоящим Порядком, правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий судебных решений, письменных справок определяются председателем суда.